User Tracking

Als u de UPK User/ Usage Tracking module op een webserver installeert (wordt gratis meegeleverd met UPK) binnen uw intranet heeft u extra rapportage functionaliteit waarmee de voortgang van een cursist te meten met standaard rapportages (via een webinterface aanpasbaar) , bijvoorbeeld om te weten...

• Hoeveel, hoe vaak en welke modules, lessen en topics zijn bekeken (en hoe lang)
• Score op de testen in de Know it mode
• Welke topics worden vaak worden bekeken

Belang van User Tracking

Als een organisatie (een deel van) de trainingen online laat volgen (e-learning) dan heeft dat het voordeel dat cursisten vanaf hun eigen werkplek op elke gewenst tijdstip de training kunnen bestuderen. Uit onderzoeken en onze ervaringen blijkt dat cursisten het heel erg lastig vinden om deze tijd ook in te plannen. Er komt vaak van alles tussendoor, terwijl bij een klassikale training de cursist "verplicht" aanwezig dient te zijn. Al dan niet afgetekend met een presentielijst. Daarnaast houdt een trainer de voortgang van de cursisten in de gaten en kan sturen.

Bij een e-learning training zijn presentielijsten en voortang niet direct zichtbaar. De cursist bepaalt immers waar en wanneer de training wordt gevolgd. Met als gevolg dat daadwerkelijk volgen van de lessen erbij in kan schieten of een langdurig proces wordt. Met UPK  zijn middels de module Usage Tracking (welke draait op SQL Server 7 van Microsoft) dergelijke gegevens eenvoudig en snel te achterhalen, waardoor directe sturing mogelijk is.

Voor veel cursisten lijkt dit op Big- Brother, maar is dit ook zo? Met behulp van dergelijke rapportages is het leerproces van de cursist te volgen, met als doel hem/ haar verder te kunnen helpen. Iets wat in een klassikale training ook gebeurt. Voor het managent zijn dergelijke rapportages van belang om te zien dat e-learning daadwerkelijk wordt gebruikt en dat de investering ook loont. Stel dat er via UPK getraind wordt op bepaalde transacties in een ERP systeem waar veel fouten in worden gemaakt. Via de rapportages uit UPK en het ERP systeem kan dan snel duidelijk worden wat de relatie is tussen de training en het verminderen van "helpdesk calls" of fouten in de applicatie (ERP systeem) door onjuist gebruik.

Een ander voordeel is dat in kaart kan worden gebracht hoeveel tijd aan training wordt besteed. Omdat een cursus (in sommige gevallen) aftrekbaar is voor de belasting moet worden aangetoond dat een cursist ook daadwerkelijk een cursus heeft gevolgd. De gegevens uit de rapportage zijn te exporteren naar bijvoorbeeld Microsoft Excel.

Werking UPK Rapportages

UPK kan op twee manieren rapportages genereren (tracking and tracing) over het gebruik van UPK.

1. Learning management Systeem (LMS)

UPK kan gemakkelijk geïntegreerd (geïmporteerd) worden in een Learning Management Systeem, mits dat ook voldoet aan de laatste SCORM en/of AICC standaarden. Hiermee is de structuur zoals deze in UPK is gemaakt te importeren, evenals de specifieke gegevens over het gebruik van UPK. UPK heeft hiervoor een specifieke publicatie om het gemaakte materiaal te kunnen importeren in een Learning Management Systeem. SMS kan u uitgebreid informeren over dergelijke systemen. het voordeel van het gebruik van een Learning Management Systeem is o.a. dat cursussen per gebruiker zijn aan te maken en dat de content van de cursussen niet alleen UPK content hoeft te zijn.

De rapportages zijn vervolgens wel afhankelijk van het gebruikte Learning Management Systeem en de beperkingen van SCORM. De Do it mode wordt doorgaans niet geïmporteerd en gemeten.

2. UPK Server

UPK levert een speciale module (UPK Server) met versie 8 mee, welke kan worden geïnstalleerd om de webserver. Een voorwaarde is dat er gebruik wordt gemaakt van SQL Server 7 (Microsoft) om de gegevens in vast te leggen. De meeste grote bedrijven hebben SQL Server al draaien als onderdeel van Windows 2000 / 2003 Server voor andere toepassingen.

Met UPK Server is het mogelijk dat gebruikers inloggen op de webpagina met de UPK content. Dat kan zowel via een invulformulier (zie afbeelding hieronder) als via Windows aanmelding (inloggegevens van het netwerk). Na succesvol inloggen krijgen alle geïdentificeerde gebruikers alle content te zien per applicatietraining.

De gebruikers kunnen alle functionaliteiten gebruiken van UPK: Role Based Filtering, Geavanceerde Performance Support (Do it mode), zoekfunctie. In de achtergrond worden ondertussen de gegevens verzameld.

Gebruikers met administratie rechten kunnen via dezelfde pagina ook rapportages opvragen en/of aanpassen:

Standaard rapportages in UPK. Via een webpagina zijn rapportages op te vragen en te bewerken (design editor). natuurlijk alleen voor gebruikers met administratieve rechten.